VFS Global’da Yanlış SWIFT Kodu Ve Gecikmeli Ek Belge Bildirimi Nedeniyle Mağduriyet

VFS Global Belçika Öğrenci Vizesi Başvurusunda Hatalı Bilgilendirme ve Ek Belge Mağduriyeti

Belçika Erasmus öğrenci vizesi başvurumu VFS Global Ankara ofisi üzerinden gerçekleştirdim. Başvuru sürecimde hem idari harç ücreti ödemesi sırasında hem de ek belge talebinin tarafıma bildirilmesi aşamasında ciddi iletişim ve bilgilendirme sorunları yaşadım.

Randevu günü olan 30 Temmuz’da idari harç ödemesini yapmak istediğimizde tarafımıza verilen SWIFT kodunun hatalı olduğunu vize memuruna açıkça ilettik. Buna rağmen görevli telefonda başka bir kişiyle görüşerek kodu teyit etti ve karşı taraftan “doğru” cevabını aldığı için aynı kodu kullanmamızı söyledi. Aynı gün mesai bitimine doğru Halkbank tarafından transferin geçersiz olduğuna dair aranarak ödemenin gerçekleşmediğini öğrendik. İdari harç ödemesi ancak ertesi gün, 31 Temmuz’da doğru SWIFT kodu bilgisiyle yeniden işlem yapmamız sonucunda tamamlanabildi. Ödeme aynı gün tamamlandıktan sonra dekontu vakit kaybetmeden İstanbul Belçika Başkonsolosluğunun ilgili vize e-posta adresine, sonrasında elden teslim edilmesinin istenebileceğini de göz önünde bulundurarak önlem amacıyla gönderdim. Bu durum ödeme sürecinde gecikmeye, ödeme belgesinin aynı gün dosyaya konulmamasına ve tarafımca ek işlem yapılmasına neden oldu.

26 Ağustos tarihinde konsolosluk tarafından telefonla arandım ve başvurum için 6 Ağustos tarihinde bir ek belge talebi oluşturulduğu ve bu talebin tarafıma e-posta yoluyla iletildiği söylendi. Ancak söz konusu e-posta tarafıma ulaşmamıştı. Gelen kutumu, spam klasörünü ve diğer ilgili klasörleri, bahsi geçen gönderim tarihiyle birlikte defalarca kontrol etmeme rağmen bu e-postayı göremedim.

Bunun üzerine aynı gün, yaşanan bu beklenmedik durum hakkında bilgi almak ve vize işlemlerimle ilgili destek almak amacıyla VFS Global vize destek hattındaki yetkiliyle telefonla iletişime geçtim. Görüşme sırasında 6 Ağustos tarihli ek belge talebinin içeriğini öğrendim. Söz konusu talepte idari harç ücreti ödeme teyidi ve bloke hesap belgesi istenmiş ve belgelerin üç hafta içerisinde elden teslim edilmesi gerektiği belirtilmişti. Müşteri hizmetleriyle yaptığım görüşmenin ardından 6 Ağustos tarihli e-posta tarafıma 26 Ağustos tarihinde yeniden iletildi.

Böylece üç haftalık süreye tabi tutulan kritik bir ek belge talebinden, talebin oluşturulmasından yaklaşık üç hafta sonra haberdar oldum. Bu durum, tarafıma zamanında ulaşmayan bir bildirim nedeniyle başvuru sürecimin önemli ölçüde riske girmesine neden olmuştur.

Vize başvurularında nihai kararın konsolosluğa ait olduğunun ve süreç içerisinde ek belge talep edilebileceğinin farkındayım. Ancak başvuru sürecinde tarafıma iletilmesi gereken kritik belge ve bildirimlerin açık, zamanında ve sağlıklı şekilde aktarılmasının son derece önemli olduğunu düşünüyorum. Özellikle üç haftalık süre verilen bir ek belge talebinin tarafıma ulaşmaması, başvuru sürecimin gereksiz şekilde riske girmesine neden olmuştur.

Bunun yanında, başvuru sırasında yaşanan hatalı SWIFT kodu nedeniyle ödeme sürecinde de aksama yaşanmış ve ödeme ancak ertesi gün gerçekleştirilebilmiştir. Ayrıca randevu aşamasında mali yeterliliğin kanıtlanmasına ilişkin hususların tarafıma yeterince açık ve kapsamlı şekilde aktarılmadığını düşünüyorum. Tüm bu süreç boyunca vize başvurum kapsamında apostil, tercüme, randevu ve başvuru işlemleri, sağlık sigortası, raporlar, diğer hazırlıklar ve işlemlerin daha sorunsuz yürütülmesi amacıyla randevu başvurusunda ödediğim Premium Lounge hizmeti dahil olmak üzere ciddi miktarda maddi harcama yaptım.

Yaşanan iletişim ve bilgilendirme sorunları nedeniyle hem ben hem de ailem açısından ciddi bir belirsizlik, stres ve maddi yük oluşmuştur. Önümüzdeki günlerde ek belge talebi kapsamında VFS Global ofisine giderek eksiksiz olarak ödediğim idari harç ücretine ilişkin dekontu elden teslim edeceğim. Ancak mevcut finansal koşullarım nedeniyle bloke hesap belgesini sunamayacağım ve dosyamın mevcut haliyle değerlendirilmesini talep edeceğim.

Tüm bu nedenlerle Erasmus kapsamındaki eğitim planlarımın ve vize başvuru sürecimin sekteye uğradığını ve yurt dışındaki eğitim planlarımın ciddi biçimde riske girdiğini düşünüyorum.

Yaşanan sürecin, özellikle tarafıma zamanında ulaştırılmayan ek belge bildiriminin, başvuru sırasında verilen SWIFT bilgilerindeki aksaklığın ve randevu aşamasında mali yeterliliğin kanıtlanmasına ilişkin bilgilendirme sürecinin yeterli biçimde aydınlatılmamasının detaylı biçimde incelenmesini; bu aksaklıkların nedenleri hakkında tarafıma açık ve net bir açıklama yapılmasını ve oluşan mağduriyetimin giderilmesi için gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesini talep ediyorum.

Vize sonucundan bağımsız olarak, başvuru sürecinde yaşadığım bu iletişim, bilgilendirme ve maddi/manevi mağduriyetlere ilişkin şikayetimi ilgili mercilere ileteceğimi ve gerekli olması halinde yasal haklarımı kullanacağımı açıkça belirtmek isterim.